Antes de asignar o reportar códigos de barras, es necesario que registres las marcas de tus productos en la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate).
Paso a paso
- Ingresa a la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate) con tu usuario y contraseña.
- En el menú principal, dirígete al módulo "Asignación de códigos".
- Selecciona el submódulo "Administración de marcas".
- Haz clic en la opción "Agregar marca".
- Escribe el nombre de tu marca exactamente como aparece en el empaque de tu producto o como la tienes registrada comercialmente.
- Haz clic en "Guardar".
¡Listo! Tu marca quedará registrada en la plataforma.
¿Para qué sirve crear una marca?
Las marcas registradas en la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate) pueden ser utilizadas posteriormente al momento de asignar o reportar productos. Por esta razón, te recomendamos crear primero todas las marcas que utilizas en tu portafolio.
Importante: Registra la marca exactamente como aparece en la etiqueta o empaque del producto para mantener la consistencia de la información reportada.
Una vez creada la marca, ya podrás iniciar el proceso de asignación o reporte de tus códigos de barras.
¿Si mi producto no tiene marca, puedo usar mi razón social?
Sí. Si tu producto no cuenta con una marca comercial visible para el consumidor, puedes utilizar el nombre de tu empresa o razón social en el campo Marca.
Lo importante es que el nombre registrado corresponda a la forma en que el consumidor identifica el origen del producto y que la información reportada en GS1 Colombia sea consistente con la presentada en el empaque.
Importante: Antes de registrar una marca, verifica que tu producto no tenga en su parte frontal un nombre destacado que pueda ser interpretado por el consumidor como una marca comercial. Si existe un nombre visible y predominante en el empaque, ese es el nombre que debe registrarse como marca.
Si mi marca ya está creada y mi producto está activo y quiero cambiar o modificar la marca, ¿debo asignar un nuevo código de barras?
Cuando un producto ya ha sido comercializado y se modifica la marca principal que reconoce el consumidor, es necesario asignar un nuevo código de barras (GTIN).
Esto se debe a que la marca es uno de los atributos fundamentales que identifican un producto dentro de los estándares GS1. Si la marca cambia, el producto se considera una nueva referencia para efectos de identificación y trazabilidad.
Además, mantener el mismo código después de cambiar la marca puede generar inconsistencias entre la información física del producto y los datos registrados en la red global de GS1, afectando procesos de validación, comercialización y calidad de datos.
Recuerda: Si tu producto ya ha sido comercializado, no debes modificar atributos fundamentales como la marca utilizando el mismo código. En estos casos, deberás asignar un nuevo GTIN al producto con la nueva marca.
¿Como activar mi producto en estado de desarrollo?
Si tu producto se encuentra en estado Desarrollo y ya está listo para ser comercializado, puedes cambiar su estado a Activo directamente desde la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate).
Tienes dos opciones para realizar este proceso: de forma individual o de forma masiva.
Opción 1: Cambio de estado individual
Esta opción es ideal cuando necesitas activar uno o pocos productos.
Paso a paso
- Ingresa a la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate) con tu usuario y contraseña.
- Dirígete al módulo "Asignación de códigos".
- Selecciona el submódulo "Lista de códigos".
- Ubica el producto al que deseas cambiar el estado.
- En la parte superior, selecciona la opción "Acciones" y luego "Modificar".
- Cambia el estado del producto a Activo.
- Guarda los cambios realizados.
Opción 2: Cambio de estado masivo
Esta opción es recomendada cuando necesitas cambiar el estado de varios productos al mismo tiempo.
Paso a paso
- Ingresa a la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate).
- Dirígete al módulo "Solicitudes masivas".
- Selecciona la opción "Descargar plantilla para cambio de estado de códigos".
- Descarga y diligencia la plantilla incluyendo:
- El número del código de barras (GTIN).
- El estado al que deseas cambiar cada producto.
- Guarda el archivo y regresa a la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate).
- Selecciona la opción "Cargar plantilla de Excel".
- Adjunta el archivo diligenciado y envíalo.
¿Cómo verifico que el cambio fue exitoso?
Una vez cargada la plantilla, ingresa a la opción "Consulta tus solicitudes".
Allí podrás revisar la columna Estado, donde se mostrará si el cambio fue procesado exitosamente o si existe alguna novedad que requiera corrección.
Importante: Solo debes cambiar el estado a Activo cuando el producto ya se encuentre listo para ser comercializado y la información registrada corresponda exactamente al producto que llegará al mercado.
¿Cómo asigno códigos de barras de forma masiva?
Si necesitas crear varios códigos de barras al mismo tiempo, la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate) cuenta con la funcionalidad de cargue masivo, que te permite registrar múltiples productos mediante una plantilla de Excel, evitando ingresar uno a uno.
Paso a paso
- Ingresa a la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate) con tu usuario y contraseña.
- Dirígete a la opción del menú lateral izquierdo "Solicitudes Masiva"
- Descarga tu plantilla de acuerdo con lo que necesitas (reporte, asignación o cambio de estado)
- Selecciona el tipo de código que vas a asignar o reportar GTIN 13 o GTIN 14
- Selecciona el tipo de código (producto)
- Descarga la plantilla de Excel disponible en la plataforma.
- Diligencia la información de cada producto en las columnas correspondientes.
- Guarda el archivo y cárgalo nuevamente en la opción carga plantilla de Excel
- El sistema validará la información suministrada y te informará si existen errores que deban corregirse en el la parte superior consulta tus solicitudes
- Una vez la validación sea exitosa, los códigos serán asignados automáticamente a los productos registrados en la plantilla.
¿Cuándo debo utilizar el cargue masivo?
Te recomendamos utilizar esta opción cuando:
- Necesites crear o reportar varios productos al mismo tiempo.
- Tengas un catálogo amplio de referencias.
- Quieras agilizar el proceso de asignación de códigos de barras.
- Estés realizando la carga inicial de todos los productos de tu empresa.
Recomendaciones importantes
- No modifiques la estructura de la plantilla descargada desde la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate).
- Nuestra plantilla en algunos campos cuenta con opciones desplegables que te ayudaran a diligenciar tu plantilla.
- No necesitas diligenciar campo por campo, puedes apoyarte de las mecánicas de auto diligenciamiento de plantillas: Ejemplo: si tu marca es la misma para todos los productos que vas a asignar, solo debes escribir o seleccionar la primera y arrastrar hacia abajo tantas veces lo necesites.
- Verifica que todos los campos obligatorios estén diligenciados.
- Revisa cuidadosamente la información antes de cargar el archivo para evitar errores en la asignación.
- Si el sistema identifica inconsistencias, podrás descargar el reporte de errores para realizar las correcciones necesarias y volver a cargar la plantilla.
¿Qué ocurre después del cargue?
Una vez finalizado el proceso, podrás consultar todos los productos creados en la sección "Lista de códigos", donde encontrarás los GTIN asignados a cada referencia.
Material para incluir dentro del centro de soluciones
🎥 Video Aprende cómo realizar una asignación masiva de códigos de barras en la Plataforma GS1 COLOMBIA (Activate):
Guia de reporte de código PDF
Recomendaciones importantes
- Cada producto o presentación diferente debe tener un GTIN diferente.
- Cambios en tamaño, contenido, sabor, color o presentación normalmente requieren un nuevo código.
- Verifica siempre que la información registrada coincida con la que aparecerá en el empaque del producto.